- Poznejte vhodný okamžik pro změnu
Zamyslete se nad hladkostí vnitřních firemních procesů, zeptejte se manažerů, klíčových uživatelů informačního systému i jeho správce v IT oddělení. Dokáže se stávající systém napojit na jiné aplikace? Přizpůsobí se novým procesům a inovacím? Funguje stále podle platné legislativy? Reaguje dodavatel na vaše požadavky? Ne? Je čas na změnu.
- Zformujte stabilní projektový tým
Změnu systému uchopte od začátku jako projekt, protože ať už se rozhodnete pro jakýkoli ERP systém, budete potřebovat stabilní projektový tým. Vyberte silného lídra a projektového manažera, kteří se svým týmem dokážou změnu prosadit a dotáhnout ji do konce. Od začátku také budou na implementaci spolupracovat s dodavatelem systému.
- Identifikujte firemní oblasti, agendy a procesy pro nový systém
Podívejte se pečlivě na fungování celé firmy a neomezujte se pouze na oblasti, které pokrývá stávající systém. Nasazení nového systému je příležitostí k efektivnímu řízení nových procesů, integraci s jiným řešením nebo odstranění procesů, které nejsou optimální a zatěžují chod celé firmy.
- Definujte funkční požadavky
V jednotlivých firemních oblastech určete, co má nový systém splňovat. V tomto kroku je důležité si uvědomit, že vaši zaměstnanci jsou zvyklí pracovat v současném systému několik let, což ovlivňuje jejich obzor. Oprostěte se od všech současných postupů a definujte požadavky podle jejich účelu, nesnažte se hned navrhovat jejich řešení.
- Zvažte všechny dodatečné služby a výhody každého dodavatele
K úplné spokojenosti s fungováním nového informačního systému nestačí vyjmenovat pouze funkční požadavky. Ptejte se dodavatele na neméně důležité okolnosti vaší dlouhodobé spolupráce. Jaké dodavatel poskytuje služby a školení, kolik bude stát roční maintenance, jak funguje hotline, zda jsou možné individuální úpravy apod.
- Zužte výběr dodavatelů a požádejte o indikativní nabídku
Požadavky máte sepsány, nyní si ke každému stanovte jeho váhu. Zmapujte dodavatele informačních systémů a podle váhy svých požadavků zužte výběr maximálně na deset. Požádejte dodavatele o indikativní nabídku na základě svého zadávacího dokumentu. Zodpovědný dodavatel si sjedná osobní návštěvu, aby mohl sestavit nabídku přesně na míru vaší firmě.
- Nastavte si rozpočet
Stanovení rozpočtu nasazení nového systému je jedním ze zásadních počátečních parametrů. Hranici si nastavte podle vzešlých indikativních nabídek a přidejte cca 20% rezervu na změnová řízení. spočítejte si návratnost investice, do níž lze zahrnout i úsporu lidské práce.
- Udržte správné tempo výběrového řízení
Výběrové řízení by mělo trvat cca dva až dva a půl měsíce. Zdá se vám to krátká doba? Naopak. Vždy se snažte kontinuálně udržovat nasazení uživatelů a svižné tempo plnění jednotlivých kroků. Prodlevy, mlčení a čekání vedou akorát ke zmatkům, kdy si nebudete jistí, kdo a co vám vlastně prezentoval.
- Pečlivě nastavte kritéria výběru
V rámci výběrového řízení stanovte váhu jednotlivým kritériím, která porovnáváte – např. cena, funkce systému, reference. Bodové hodnocení objektivních kritérií stanoví lídr projektu, u subjektivních kritérií budou mít slovo klíčoví uživatelé – vhodné je anonymně hlasovat a následně výsledky vyhodnotit.
- Vyžádejte si referenční návštěvu
Vyžádejte si referenční návštěvu u zákazníka s podobně zaměřeným byznysem a sledujte, jak ve své firmě podnikový systém využívá, jak s ním roste a jak s ním pracují běžní uživatelé. Ptejte se na cokoliv, co vás zajímá.
Pokud výběru dodavatele systému věnujete náležitou pozornost hned od samého počátku, vrátí se vám v podobě dlouhodobého vzájemně prospěšného partnerství. Naše tipy tvoří hlavní kostru postupu při náročném výběru informačního systému.
Zajímají vás podrobnosti, jak v jednotlivých bodech postupovat? Specialisté z ABRA Software vám pomohou analyzovat všechny firemní procesy a najít optimální řešení pro jejich efektivní řízení. Výsledkem společného úsilí bude na míru vyladěný systém pro správu a řízení celé firmy od výroby přes sklady a obchod až po expedici.
Stáhněte si také náš podrobný e-book na www.abra.eu/zmena
•
