Již příští týden nabude účinnosti dlouho očekávaný zákon o ochraně oznamovatelů neboli whistleblowerů. Ten dopadne na zadavatele veřejných zakázek, řadu orgánů veřejné moci i zaměstnavatele, kteří zaměstnávají nejméně 50 zaměstnanců. Nejpozději od začátku srpna musí mít velká část těchto subjektů zaveden vnitřní oznamovací systém, všichni pak od letošního prosince. Co pravidla znamenají? A kdo se na ně má připravit?
Pískej to!
Whistelblowing (v překladu „pískání píšťaly“) dává zaměstnancům, dodavatelům nebo například uchazečům o práci možnost efektivně a bezpečně poukázat na nějakou nepravost, neetické nebo nelegální praktiky firem a institucí, které mohou mít vážné dopady jak pro danou společnost, tak veřejnost jako celek. Díky němu budou moci snáze a hlavně bezpečně oznámit například trestný čin nebo závažný přestupek.
„Ve zkratce se whistleblowing týká všech zaměstnavatelů s více než 50 zaměstnanci a veřejné správy. Dle dostupných dat se bavíme o řádově desítkách tisíc dotčených subjektů. Jen veřejných zadavatelů je přibližně 1 800. Počet osob, kterých se ochrana oznamovatelů dotkne, je tedy skutečně vysoký,“ vypočítává Michal Nulíček z advokátní kanceláře Rowan Legal.
Ilustrace: Vojtěch Velický
Zákon oznamovateli nově garantuje, že firmy a instituce jeho oznámení přijmou, posoudí jeho důvodnost a na důvodná oznámení budou adekvátně reagovat. „To vše, aniž by takovému zaměstnanci či spolupracovníkovi hrozila ,odplata‘ v podobě rozvázání pracovního poměru, snížení platu, nátlaku či jiných negativních důsledků, které zákon o ochraně oznamovatelů souhrnně označuje jako takzvaná odvetná opatření,“ říká advokátka Lenka Gomez Tomčalová z advokátní kanceláře Z/C/H Legal. A Lukáš Rezek z advokátní kanceláře Petráš Rezek dodává, že firmy a instituce musejí současně zajistit ochranu důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti oznamovatele. Navíc by podle Romana Norka z advokátní kanceláře Bird & Bird zaměstnavatelé a další společnosti neměli zapomínat ani na aktuálně platná pravidla – například řádné zpracování osobních údajů.
Bezpečný a důvěryhodný systém
Ve zkratce je tedy třeba, aby firmy co nejdříve vytvořily funkční a bezpečný systém, ve kterém budou moci whistlebloweři oznamovat nežádoucí jednání svých zaměstnavatelů. „Naplnění této hlavní povinnosti se zákon snaží učinit prostřednictvím dílčích povinností. Za nejzásadnější v tomto smyslu je možné považovat povinnost vytvořit vnitřní informační systém, jehož prostřednictvím bude oznámení whistleblowerů přijímáno. Na vrcholu tohoto systému bude stát takzvaná příslušná osoba, která bude za vyřizování oznámení odpovědná a bude k tomu mít značné pravomoci,“ přibližuje Jakub Šefrna z advokátní kanceláře Chrenek Toman Kotrba.
Taková osoba musí být nestranná a nesmí být za výkon své funkce společností sankciována. Bude také vázána přísnou mlčenlivostí, a to i ve vztahu ke statutárním orgánům. „Příslušnou osobou může být jak zaměstnanec povinného subjektu, tak externí fyzická osoba,“ přibližuje Roman Norek. Kromě toho budou muset firmy oznámení whistleblowerů vyhodnocovat. „Pokud bude oznámení relevantní, budou také muset firmy s jeho obsahem odpovídajícím způsobem naložit. To může vést k různým personálním dopadům, změnám v dodavatelích a podobně,“ dodává Šefrna. Navzdory tomu nebude zaměstnavatel návrhem příslušné osoby na řešení vázán.
Vnitřní oznamovací systém
Klíčové pro úspěšné zavedení nových pravidel bude zajištění vhodného způsobu podání a posouzení oznámení, a to prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. „Ten lze zajistit různě. Od e-mailu přes interní systémy až po externí specializované nástroje. Vždy bude záležet na velikosti povinné osoby, holdingové struktuře a možnosti sdílení, ale i na tom, nakolik taková osoba pouze plní své zákonné povinnosti nebo to s ochranou oznamovatele myslí vážně,“ říká Michal Nulíček.
Jak upozorňuje Jakub Štilec z advokátní kanceláře Štilec & Partners, systém přitom musí umožňovat podání oznámení písemně, ústně, a dokonce i osobně. „Pro značnou část firem to bude znamenat pouze doplnění a aktualizaci již zavedených oznamovacích systémů v podobě etických linek a compliance management systémů o nově definovaná pravidla nebo zákonem stanovené lhůty,“ doplňuje Michal Sečány z advokátní kanceláře Sokol Novák Trojan Doleček a partneři.
Pokud firmy již systém zřízený za podobným účelem mají, je podle Lenky Gomez Tomčalové vhodné prověřit, zda splňuje všechny podmínky vyžadované zákonem o ochraně oznamovatelů. „Pokud zaměstnavatel teprve stojí před rozhodnutím, jaký systém zvolit a jak procesy nastavit, měl by mít na paměti, že zvolený interní systém musí být vedle splnění zákonných požadavků týkajících se způsobu podání oznámení hlavně bezpečný a pro zaměstnance důvěryhodný,“ dodává.
Termín, do kterého musejí povinné subjekty zavést vnitřní oznamovací systém dle zákona o ochraně oznamovatelů, se liší dle počtu jejich zaměstnanců. „Společnosti, které jich mají 250 a více, musejí mít vnitřní oznamovací systém zaveden nejpozději 1. srpna 2023. V případě, že mají od 50 do 249 zaměstnanců, jsou povinny ho zavést do 15. prosince 2023,“ říká Lukáš Rezek. Rozhodným dnem pro zjištění počtu zaměstnanců bude 1. leden daného kalendářního roku.
Nejasnosti v zákoně
Jak upozorňují oslovení právníci, firmy se během startu zákona budou muset vyrovnat s různými úskalími a nejasnostmi. „Například v jedné poměrně důležité otázce důvodová zpráva k zákonu říká něco jiného než zákon sám, respektive něco, co zákon nevyžaduje,“ říká Luděk Vrána z advokátní kanceláře Kocián Šolc Balaštík s tím, že velká část firem patří do nějakého podnikatelského uskupení a mají přímou či nepřímou mateřskou společnost, ať už v Česku, nebo v zahraničí.
„Zákon umožňuje, aby subjekty zaměstnávající maximálně 249 zaměstnanců sdílely jeden společný vnitřní oznamovací systém, v důvodové zprávě se ale dočtete, že v případě podnikatelských seskupení musí mít každá z dceřiných společností vlastní systém a oznamovatel možnost si vybrat, na jaké úrovni má být jeho oznámení vyřízeno. To znamená, že podnikatelská seskupení v případě whistleblowingu nic neušetří, naopak budou zřejmě muset mít složitější a nákladnější systém než společnosti, které žádné uskupení netvoří a které mohou sdílet systém jedné z nich,“ říká Vrána.
Další z diskutovaných oblastí je anonymita. „Přestože některé poslanecké návrhy k zákonu přicházely s myšlenkou ochrany všech oznamovatelů, tedy i anonymních, nakonec ochrana anonymních oznamovatelů do zákona neprošla,“ říká Jáchym Stolička z advokátní kanceláře Aegis Law. Znamená to, že zaměstnavatel nebude povinen anonymní oznámení šetřit. Musí je ale uchovat pro případ, kdy by vyšla identita oznamovatele najevo. Ten pak musí být „standardně“ chráněn proti odvetným opatřením.
„Není vyloučeno, že se konkrétní společnost při zavádění vnitřního oznamovacího systému dobrovolně rozhodne přijímat a prošetřovat i anonymní oznámení. Právě anonymita je totiž pro řadu potenciálních oznamovatelů klíčovým faktorem, na jehož základě se budou rozhodovat, zda oznámení učiní, nebo ne. Zároveň při dobrovolném rozhodnutí společnosti přijímat anonymní oznámení nebude společnost vázána lhůtami a způsobem stanoveným pro vyřizování oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů,“ přibližuje Jáchym Stolička. Podle Lenky Gomez Tomčalové také v případě neexistence možnosti podat oznámení anonymně mohou zaměstnanci svá anonymní oznámení podat i prostřednictvím externího oznamovacího systému ministerstva spravedlnosti. „Tím zaměstnavatel přijde o možnost pokusit se vyřešit záležitost v interní rovině, což bývá zpravidla výhodnější,“ říká.
Náklady versus výhody
„Přijetí zákona o ochraně oznamovatelů bude mít zpočátku především administrativní a finanční dopady na firmy, a to v podobě nákladů na zavedení oznamovacího systému, případně vytvoření souvisejících interních směrnic a na školení zaměstnanců o jejich právech a povinnostech,“ říká Aleš Hradil z advokátní kanceláře Dunovská & Partners. Pokud se podle něj dotčené subjekty se zákonem ztotožní, může to mít pozitivní přínos na firemní kulturu. „Zavedení zákona do provozní praxe chrání firmu samotnou, kdy dobře nastavený oznamovací systém může firmu zprostit trestní odpovědnosti,“ doplňuje Jakub Štilec.
Jak popisuje Michal Nulíček, kvalitně nastavený systém pro whistleblowing je vnímán jako cesta k minimalizaci finančních ztrát a zefektivnění interních procesů. „Současně může přispět k ochraně dobré reputace organizace, protože otevírá možnost řešit problémy interně a diskrétně,“ uzavírá další důvod, proč by měly firmy novou právní úpravu spíše vítat.
•
