Na začátku října vešla v platnost novela zákoníku práce, která umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky, což nahrává digitalizaci veškeré komunikace mezi personálním oddělením a zaměstnanci. Tato změna tak dává zaměstnavatelům možnost rozhodnout se, jakým způsobem budou se svými zaměstnanci komunikovat.
„Digitalizace není povinnost, ale představuje možnost, jak pružně reagovat na aktuální trendy. Firmy ji volí jak kvůli zvýšení efektivity práce, tak kvůli úspoře času a především peněz,“ říká Jiří Pour, zakladatel advokátní kanceláře coLEGAL, jenž se ve své praxi zaměřuje na občanské a obchodní právo. Podle něj zaměstnavatel, který se touto cestou vydá, jednoduše vymění hromady papírů za čistě digitální řešení.
Úbytek administrativy
V případě, že se zaměstnavatel rozhodne pro elektronickou komunikaci a elektronické doručování dokumentů, je povinen o této skutečnosti informovat zaměstnance a získat jeho písemný souhlas. Zákon přitom vyžaduje samostatné písemné prohlášení o souhlasu s elektronickým doručováním včetně poučení o právech a povinnostech – nelze ho plošně zahrnout do pracovní smlouvy a zaměstnanec má navíc právo souhlas kdykoli odvolat. „Dalo by se tedy říci, že z čistě administrativního pohledu jde o jeden podpis navíc. V dlouhodobém měřítku ovšem administrativy významně ubude,“ popisuje Jiří Pour.

Jiří Pour, zakladatel advokátní kanceláře coLEGAL
Možnost uzavírat pracovní smlouvy či dohody o provedení práce elektronickou formou nebo možnost digitalizovat platové výměry, dohody o odpovědnosti a další dokumenty ušetří firmám i samotným zaměstnancům velké množství času. Nebude už například nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty, stejně tak zaměstnanci pracující z domova nebudou muset kvůli podpisům cestovat do kanceláře.
„Značné úspory času a nákladů tak mohou dosáhnout především firmy, které mají v České republice více poboček nebo mají své matky v zahraničí,“ zdůrazňuje Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602.
Kompletní převedení pracovněprávních dokumentů do elektronické podoby umožňuje digitalizovat celý životní cyklus těchto dokladů od jejich vytvoření přes podepsání správným typem elektronického podpisu na obou stranách a vzájemné elektronické doručování až po archivaci a následnou skartaci po uplynutí skartační lhůty.
V hlavní roli elektronický podpis
K tomu, aby mohl zaměstnavatel komunikovat se zaměstnanci plně elektronickou cestou, stačí splnit základní předpoklady. Na straně zaměstnance je nezbytný chytrý telefon a v ideálním případě i počítač. V případě zaměstnavatele je pak též nutná platforma, jako je například Sofa od Software602, která pokrývá veškeré procesní řízení digitálního HR včetně elektronického podepisování dokumentů v souladu s platnou legislativou.

Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public společnosti Software602
Zatímco zaměstnavatel potřebuje elektronicky uznávaný podpis, zaměstnanec může používat zaručený podpis. Obě strany mohou pro doručování používat datovou schránku. Pokud ji zaměstnanec nemá, potřebuje vlastní soukromou e-mailovou schránku – tedy takovou, ke které nemá přístup zaměstnavatel – a optimálně internetové bankovnictví včetně bankovní identity pro rychlé ověřování. Pro zaměstnavatele je dále nezbytný profesionální digitální archiv, kde budou dokumenty bezpečně uloženy a po uplynutí skartační lhůty skartovány.
Přehledně na jednom místě
Za účelem digitalizace procesů z oblasti personalistiky vyvinula česká společnost Software602 portál HR Point, který je propojený s cloudovým digitálním archivem. Zaměstnancům i zaměstnavatelům jsou na něm dostupné všechny potřebné informace či dokumenty. Portál HR Point staví na propojení cloudové aplikace Sofa s aplikací Teams ze sady Microsoft 365 a podporuje všechny agendy související s HR. Díky tomu pomáhá pracovníkům personálního oddělení zefektivnit jednotlivé procesy – od náboru až po nástup zaměstnanců. Lze ho přizpůsobit konkrétnímu zaměstnavateli na míru a také jej postupně implementovat ve více fázích podle priorit. „Největší zájem je aktuálně o digitalizaci procesu onboardingu, kterým personalisté tráví obecně nejvíce času,“ dodává Martin Plevka.
•