V posledních letech zažívá boom home office. Jaká speciální pravidla platí pro práci z domova z pohledu českého zákoníku práce – je to jiné než u práce na pracovišti zaměstnavatele?
S aktuálním pojetí home office, které se od pandemie hodně využívá, tj. home office vnímaný spíše jako benefit, zákoník práce nepočítá a žádná speciální pravidla nejsou. Mezi plusy této situace řadím to, že zaměstnavatelé i zaměstnanci mají možnost si úpravu flexibilně dohodnout. Na druhou stranu jim ale některá pravidla chybí – třeba v oblasti bezpečnosti práce. Z logiky věci práce z domova musí fungovat jinak než na pracovišti a v tuto chvíli pro zaměstnavatele žádná méně přísná pravidla neexistují.
Jak tuto oblasti upraví novela zákoníku práce?
Novela zákoníku práce, která se momentálně připravuje, situaci pravděpodobně hodně změní. Praxe ji hodně vyhlížela, ale zaměstnavatelé ze všech změn nebudou mít radost. V oblastech, v nichž očekávali určité úlevy, se pozitivních změn nedočkají. Naopak novela přináší spoustu nových povinností, například v oblasti náhrady nákladů zaměstnance, a celkově zvyšuje finanční i administrativní zátěž zaměstnavatele. Novela tak může mít negativní dopady i na zaměstnance – zaměstnavatele může vést k omezování home officů.
Jaké hlavní změny novela přinese?
Podstatná změna je, že návrh zakotvuje nárok některých zaměstnanců na home office za předpokladu, že to povaha jejich práce umožňuje. Skupina zaměstnanců s nárokem na home office bude nejspíš opravdu široká – mělo by jít o rodiče dětí do 15 let nebo zaměstnance, kteří se starají o závislou osobu. Je to velký přelom. Dnes je práce z domova založena na dohodě obou stran, ale nově na ni bude nárok. Neznamená to však automaticky, že zaměstnavatel bude muset žádosti vyhovět. Bude moct říct, že provozní situace takové nastavení neumožňuje. Pokud nevyhoví, bude to muset písemně odůvodnit. Zaměstnanec ale není omezen v tom, jak často může žádost opakovat.
Projeví se novela i požadavcích na formální úpravu práce z domova?
V důsledku novely bude povinná písemná dohoda o práci z domova, novela stanoví povinný minimální obsah dohody. Pokud nebude sepsána, dopouští se zaměstnavatel přestupku a hrozí mu pokuta až ve výši milionu korun. Nešťastné v této souvislosti je, že se nepočítá s různorodostí home office. Novela totiž nestanoví minimální hranici, od které je třeba dohodu o home office sjednat. Dohoda by nově měla být uzavřena i tehdy, pokud zaměstnanec pracuje na home office jen zcela výjimečně, například jednorázově kvůli tomu, že mu domů přijde řemeslník.
Kontroverzní je návrh na proplácení náhrad. Jaká je podoba návrhu?
Aktuální podoba novely přináší výslovný nárok zaměstnance na náhradu nákladů při home office. Co se týká zvýšených nákladů na energie, povinná bude paušální náhrada ve výši 2,80 korun za hodinu. Pokud zaměstnanci vzniknou ještě další náklady, tak se uplatní režim jako dnes. Zaměstnavatel tedy bude mít možnost proplácet skutečně prokázané náklady, tj. oproti účtence, nebo, což je v praxi mnohem častější, poskytovat paušál na základě odhadu nákladů. Obě varianty mají negativa – prokázání všech nákladů účtenkou není možné. S paušálem zase nepočítá daňová úprava – považuje jej za příjem zaměstnance, což znamená povinnost paušál zdanit a odvést pojistné. Tuto neprovázanost předpisů novela řeší jen částečně, odvodům nebude podléhat jen paušál za energie.
Mnoho zaměstnanců vnímá ho jako benefit a náhradu nevyžaduje. Mohou se jí vzdát?
Novela jednoznačně stanoví povinnost zaměstnavatele kompenzovat náklady za home office a hradit paušál za energie. Zaměstnanec se tohoto nároku nemůže vzdát.
Další otazníky jsou kolem BOZP. Jak se to vlastně řeší? A co hrozí zaměstnavateli?
Co se týká oblasti BOZP, zaměstnavatelé jsou ve dvojích kleštích. Pokud v dnešní době neumožňují home office, nejsou tak atraktivní jako konkurence. Pohybují se ale na tenkém ledě, protože pro bezpečnost při práci z domova neplatí žádná úleva. Částečné řešení umožňuje propracovaná dokumentace a důsledné proškolování zaměstnance. Je vhodné pravidla bezpečnosti práce při home office upravit ve směrnici a sepsat také konkrétní požadavky techničtějšího rázu, která zaměstnanec sám zkontroluje. Aktivně tak na zaměstnance přeneseme alespoň část odpovědnosti a ten by měl zaměstnavatele informovat, pokud vznikne jakýkoli nesoulad. Také doporučuji zaměstnance pravidelně o BOZP při práci z domova proškolovat. V neposlední řadě je dobré pamatovat také na to, že v případě pracovního úrazu pojišťovny, u kterých jsou zaměstnavatelé povinně pojištěni, často chtějí vidět místo vzniku úrazu. Nebude-li to možné, mohou se zdráhat vyplatit plnění. Je proto vhodné domluvit se se zaměstnancem předem, aby kontrolu umožnil.
Co zaměstnavatelům v tuto chvíli doporučujete?
Je třeba připravit se na to, že novela přinese nutnost uzavírat písemnou dohodu o práci z domova, s povinným obsahem. Významná změna bude v oblasti náhrad, kdy přibyde paušál za náklady na energie. Oproti tomu nadále zůstává plný rozsah odpovědnosti zaměstnavatele za zaměstnance, který pracuje z domova, v oblasti BOZP. Neexistuje žádná speciální obrana, proto by zaměstnavatelé už nyní měli mít dokumentaci: směrnici s obecnými pravidly a individuální dohody se všemi zaměstnanci, kteří home office využívají. Je pravděpodobné, že dokumentaci bude po přijetí novely třeba upravit. Z toho důvodu je třeba legislativní vývoj sledovat, aby se dokumentace, ale i interní procesy stihly zavčasu aktualizovat. Od doby účinnosti novely pak bude hrozit pokuta za nedodržení požadavků.
Můžete uvést nějaký aktuální problém, který v souvislosti s home office řešíte?
Kromě požadavku na přípravu nebo revizi standardní dokumentace pro zaměstnance pracující z domova se na nás klienti často obrací s problematikou digitálních nomádů. Jde typicky o zahraniční společnosti, jejichž zaměstnanci chtějí při práci cestovat a krátkodobě pracovat také z České republiky. Společnosti chtějí postupovat správně, tedy opatřit pro tento typ práce patřičná povolení. Je také nešťastné, že na zahraničních serverech se uvádí, že v ČR máme speciální víza pro digitální nomády. Česká legislativa však s takovým nastavením vůbec nepočítá. Určitá pobytová povolení by pro tuto situaci využít šla, je ale náročné je získat, což je v rozporu s flexibilitou nomádů. To je složitý oříšek, na který narážíme často. Správné řešení vyžaduje velkou časovou i administrativní náročnost.
•
