Elektronizace dokumentů s novými technologiemi

V současnosti nás elektronická komunikace obklopuje čím dál více a pandemie covidu-19 toto tempo ještě zvýšila.

Elektronizace s sebou nese nejen potřebu přeměny papírových dokumentů v elektronické, ale také přesun elektronického podepisování dokumentů na nové platformy, a to především mobilní. Zvykli jsme si již na to, že kvalifikovaný elektronický podpis používáme v našem počítači nebo používáme mobilní a bezpečnou variantu, již nabízí čipová karta, kde máme vše potřebné pro elektronické podepisování uloženo.

Novou cestou jsou v této oblasti služby vzdáleného podepisování. Například společností První certifikační autorita je nabízena služba I.CA RemoteSign, která poskytuje možnost podepisovat dokumenty – od objednávek až po smlouvy –, a to každému uživateli chytrého telefonu a tabletu s operačními systémy Android a iOS pohodlně, bezpečně a jednoduše. Tuto službu je možné využívat jako „otevřenou“ pro různé poskytovatele služeb, například banky, pojišťovny, dodavatele energií a další. Uživatel používá jedinou aplikaci, kterou sdílejí všichni poskytovatelé a která mu umožní podepisovat potřebné elektronické dokumenty. Pro interní účely ji lze využívat také jako „uzavřenou“, tj. pouze v rámci konkrétního subjektu.

Právnické osoby vytvářejí kvalifikované elektro­nické pečetě, jejichž využití je v řadě agend, kde je třeba označit dokument informací „vydala společnost A“. Například elektronické výpisy, faktury či automatické odpovědi na doručenou zprávu. Také zde lze využít vzdálené služby, jež jsou zpravidla integrovány do IS pro správu dokumentů. Služba I.CA Remote­Seal umožňuje využívat kvalifikované elektronické pečetě s tím, že uložení a správa privátního klíče pečetícího certifikátu je realizována v prostředí kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru jménem pečetící osoby. Tím se významně snižují náklady na realizaci a provoz takového řešení.

Jak řešit archivaci?

Po ověření a zpracování elektronických dokumentů se otevírá otázka správné archivace a jejich ošetřování tak, aby byly dlouhodobě ověřitelné. Základem pro prodloužení ověřitelnosti dokumentů s elektronickým podpisem je tzv. elektronické časové razítko, které ji prodlouží o pět až šest let. Zpravidla se přidává k dokumentu současně s elektronickým podpisem a vzniká tzv. archivní elektronický podpis. Jestliže tato doba není dostačující, je třeba průběžně dokumenty „ošetřovat“ a přidávat další časová razítka a tzv. validační data. Dokument, který přidáváním těchto dat vytváříme, má vždy definovanou strukturu (formáty LTA), aby jej bylo možné kdykoli ověřit. Pokud elektronické archivy budujete, nebo váš elektronický archiv nemá k dispozici možnost LTA formáty vytvářet, máte možnost vytváření LTA formátu využívat jako externí službu, například I.CA LTA.

Daná problematika se sice jeví složitá, ale vše potřebné můžete získat u příslušného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru, například u První certifikační autority.

Lenka Capoušková, obchodní ředitelka mezinárodního obchodu, I.CA

Přečtěte si také