► Národní divadlo není jen zlatou korunou hlavního města. Jedná se o firmu s více než 1 300 zaměstnanci, čtyřmi scénami a čtyřmi uměleckými soubory. Národní divadlo je mimo jiné dodavatelem tepla a chladu pro další společnosti, jako je například Národní muzeum. Jak se řídí procesy v takovém kolosu?
Ano, ještě před dvěma lety zde kraloval mocný Excel. Ve „zlaté kapličce“ však začala digitální evoluce, a to nejen díky usilovné práci Dagmar Růžičkové, vedoucí odboru ekonomiky a administrativy TPS. Nepřehledné tabulky vystřídala platforma Tabidoo – systém pro tvorbu firemních aplikací, díky níž se zpřehlednily procesy nejednoho oddělení.
► Kdy jste si poprvé řekla, že potřebujete vhodnější systém než Microsoft Excel?
Jako každá velká firma máme informační systémy, které jsou pilířem v ekonomické a správní činnosti. Organizace rozměrů, jako je Národní divadlo, se bez nich neobejde. Vedle robustních řešení jsou zde i drobné procesy, problémy a zadání, které musíme řešit. Když jsem se stále více potýkala s chybějícími daty, začala jsem hledat řešení, které by k nám přivedlo řád. Pátrala jsem po něčem, co by nám shluklo dvacet tabulek do jedné, zároveň co by každému umožnilo vidět jen ty informace, které mu náleží, což v Excelu neuděláte nebo jen velmi složitě. Díky konferenci o digitálních nástrojích Digifest jsem narazila na Tabidoo a hned jsem poznala, že jsem našla něco, co náš problém vyřeší.
► Pamatujete si na první okamžiky práce v novém systému?
Pamatuju si to moc dobře – řekla jsem si „wow“ a vrátila se zpátky do 90. let, kdy jsem vůbec poprvé narazila na databázový program. Tehdy se jednalo o dBase. Srovnávat s Tabidoo se nedá, ale mají i několik společných vlastností, které oceňuji – jednoduchost, prakticky nulovou potřebu programování a možnost si vyhrát se vzhledem aplikace podle mých požadavků.
► Máte přehled o tom, kolik úkonů a hodin práce díky Tabidoo dnes šetříte?
Aktuálně máme v Tabidoo desítky aplikací a jsem ráda, že si k nástroji našli cestu i kolegové. Mám pocit, že jsem si sice ušetřila čas, který jsem jinak ztrácela dohledáváním dat a správných tabulek, ale taky jsem si vymyslela novou práci – pořád vyvíjím další a další aplikace. Například nyní jsme zpracovali formulářový dotazník na uhlíkovou stopu (ESG). Sbírá nám přesná data, díky kterým víme, kolik kilogramů CO2 vypustíme nebo jaké dopravní prostředky se využívají pro cestu do práce. Vyvinuli jsme si aplikace spravující rezervace služebních vozidel a správu parkingu nebo jinou ke sledování revizí. Digitalizovali jsme také vrátnici. Postupně se Tabidoo začíná šířit napříč všemi odděleními. Dokonce budu právě Tabidoo představovat kolegům z Divadla Spejbla a Hurvínka, což mě velmi těší.
► Jak jste se v Tabidoo naučila tvořit své vlastní aplikace?
Jednoduše, není to nic složitého. Nepotřebuji být programátor, abych si aplikace vytvořila. Je to low-code / no-code řešení. K tvorbě jednotlivých aplikací přistupuji následovně: nejdříve si celý proces, který potřebuji v aplikaci podchytit, rozeberu na malé kroky. Přemýšlím nad tím, jak jdou je dnotlivé kroky za sebou. Následně si přizpůsobím tabulky a oprávnění. Tím získávám nad celým procesem průběžnou kontrolu.
► Máte v plánu využívat Tabidoo i nadále? Rozšiřovat počet stávajících aplikací?
Ano, stoprocentně. Aktuálně řešíme aplikaci pro celkové hospodaření. Je třeba správně zautomatizovat seznam dodavatelů, zařazování majetku, rozpočty nebo číselníky. Tabidoo však často přichází s vylepšeními, které nám vývoj hezky zpříjemňují. Od samotného počátku ale platí, že můžeme dělat i takové úkony, které v Excelu nebyly možné.
► Co byste poradila jiným institucím či firmám, jež stále váhají s přechodem na moderní řešení?
Ať to zkusí. Vždyť první fáze na vyzkoušení je nic nestojí. Jen ať tomu nepropadnou jako já. S každým novým podnětem už uvažuji nad tím, jestli by to v Tabidoo nešlo vyřešit. Má zkušenost říká, že když tomu člověk propadne, nejraději by měl vlastní aplikaci na všechno. Po Tabidoo sahám i za předpokladu, že je ve hře realizace robustního systému na míru. Jelikož jsou taková řešení velmi drahá a jejich následná byť sebemenší úprava je často mimo finanční i časový budget, zkouším, jestli mé potřeby či zadání kolegů jsou vůbec proveditelné. K mému překvapení jsou. Ale když v Tabidoo vytvořím takovou aplikaci, která vše splňuje, robustní systém na míru už není třeba řešit.
► Kdybyste měla Tabidoo přirovnat k divadelní roli či představení, které by to bylo?
I když to nebude znít lichotivě, na první dobrou mě napadl Lakomec. Ale to jen z toho důvodu, že pořád něco shromažďoval – a Tabidoo shromažďuje data. Navíc je umožňuje dokonale sledovat a kontrolovat. Takže Lakomec – pro mnohé herce vysněná role. Stejně jako Tabidoo bylo vysněno mnou.
► Je Národní divadlo v digitální evoluci osamocené?
Jak jsem zmiňovala, v blízké době budu představovat Tabidoo i v Divadle Spejbla a Hurvínka. Kolegové byli nadšení, čemuž se nedivím.
•
